Administrateur/administratrice de division
North Bay, ON, Canada
Full Time
Experienced
POSTE: Administrateur/administratrice de division
SUPERVISEUR IMMÉDIAT: Directeur/directrice du marketing et des communications
DIVISION : Marketing et communications
LIEU : North Bay
RÉFÉRENCE: 800-88-26
SALAIRE : De 74 932 $ à 88 140 $
QUI NOUS SOMMES :
La Commission de transport Ontario Northland (CTON) est un organisme de la province de l’Ontario qui offre des services de transport efficaces et essentiels. La CTON est une organisation moderne, tournée vers l’avenir, dont l’objectif est de fournir des services de transport sûrs et fiables. La CTON a une histoire riche de plus de 120 ans et entretient des liens étroits avec les collectivités qu’elle dessert. Comptant plus de 1 000 professionnels qualifiés, les membres de son personnel travaillent de concert pour améliorer les services de transport et veiller à ce qu’ils soient durables pour les générations futures. La CTON offre une culture d’entreprise dynamique, un salaire concurrentiel, un excellent ensemble d’avantages sociaux, un régime de retraite à prestations définies, des vacances payées, des jours de congé personnel payés et des réductions sur ses services d’autobus et de trains de passagers.
DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉ:
L’administrateur ou l’administratrice de division doit fournir un soutien administratif et confidentiel de haut niveau au directeur ou à la directrice du marketing et des communications et aux directeurs et gestionnaires relevant de ce dernier ou cette dernière. Le ou la titulaire doit gérer des renseignements opérationnels confidentiels et exclusifs, donner des séances d’information, produire des rapports d’étape et coordonner les réunions, les communications et les déplacements. Le ou la titulaire doit faire preuve de discrétion, d’initiative et d’une compréhension approfondie des priorités organisationnelles pour appuyer la prise de décisions et faire progresser les initiatives et les objectifs organisationnels.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS:
• Fournir un soutien administratif quotidien au directeur ou à la directrice du marketing et des communications, y compris en ce qui touche la gestion des calendriers, la correspondance et la préparation des documents.
• Organiser et coordonner les activités de sensibilisation à l’intention des cadres supérieurs, les relations externes et les questions confidentielles au nom du directeur ou de la directrice du marketing et des communications.
• Agir à titre de premier point de contact pour les services internes, la haute direction et les intervenants externes, ce qui suppose de faire preuve de discrétion et de professionnalisme.
• Agir à titre de contrôleur ou de contrôleuse pour ce qui est des communications reçues (appels, courriels, courrier), et, à cet égard, classer les demandes de renseignements par ordre de priorité et les acheminer de manière appropriée.
• Assurer la prestation et la coordination d’un soutien logistique pour les réunions internes et interfonctionnelles, ce qui suppose notamment de voir à la planification, à la préparation des salles de réunions et à l’installation du matériel pour le volet virtuel, à la préparation des documents et à la rédaction des procès verbaux.
• Assurer la liaison avec les administrateurs et les personnes ressources externes pour organiser des réunions et des événements, ce qui nécessite de faire preuve de tact, de diplomatie et de confidentialité.
• Surveiller les calendriers des cadres supérieurs pour éviter les conflits d’horaire et modifier la tenue des réunions en fonction des priorités urgentes.
• Assurer la gestion des dispositions nécessaires en vue des déplacements du directeur ou de la directrice du marketing et des communications et des membres de l’équipe de direction de la division, y compris en ce qui concerne le transport, les réservations d’hôtel et la planification de l’itinéraire.
• Assurer le rapprochement des dépenses et l’établissement de rapports pour le directeur ou la directrice du marketing et des communications.
• Aider au suivi des projets, à l’établissement de rapports sur les billets et à la tenue à jour d’un système partagé pour les tâches et les échéances de la division.
• Tenir à jour des dossiers organisés et des systèmes de classement conformes aux politiques et à la législation en matière de conservation des documents.
• Rédiger, relire et réviser des rapports, des présentations et des notes d’information destinés à des publics internes et externes.
• Collaborer avec les directeurs et les gestionnaires au sujet d’initiatives menées à l’échelle de multiples divisions, recueillir et consolider les données pour les rapports et les projets.
• Travailler avec les fournisseurs et les organismes pour clarifier les rôles, partager des renseignements et gérer les calendriers des projets.
• Relever les inefficacités dans les processus organisationnels et recommander des améliorations pour accroître le rendement.
EXIGENCES:
• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en relations publiques ou dans un domaine connexe.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.
• De 3 à 5 ans d’expérience dans l’administration de bureau et le soutien aux cadres supérieurs, la coordination de projets et le soutien organisationnel.
• Maîtrise de Microsoft 365 (niveau intermédiaire à avancé), y compris les feuilles de calcul, le traitement de texte, les présentations, les outils de gestion de projet et les systèmes de base de données.
• Être à l’aise avec l’adoption et l’utilisation de nouvelles technologies Web et mobiles.
• Très grand sens de l’organisation, forte capacité en matière de motivation personnelle et compétences en matière de gestion du temps, de planification stratégique et de hiérarchisation des tâches sous pression.
• Acuité politique, tact, diplomatie et discernement avérés en ce qui concerne la gestion de situations délicates ou conflictuelles avec des intervenants internes et externes.
• Capacité avérée à élaborer et à mettre en œuvre des objectifs en les transposant en des plans et des éléments livrables.
• Bonnes aptitudes pour travailler efficacement en équipe avec un haut degré de confidentialité et de discrétion.
• Compétences en matière de résolution de conflits et capacité de gérer des priorités concurrentes et de maintenir le professionnalisme dans des environnements à forts enjeux.
• Permis de conduire valide (requis pour le soutien aux événements et les déplacements).
• Capacité à se déplacer (jusqu’à 25 % du temps).
• Capacité d’être disponible pour travailler sur demande, en cas de besoin.
• Doit s’engager à respecter les normes et les attentes de la Commission en matière de santé et de sécurité au travail.
VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS : La candidate retenue ou le candidat retenu fera l’objet des vérifications suivantes : vérification du casier judiciaire; vérification des références d’emploi; vérification des études.
DATE DE CLÔTURE : le 2 juillet, au plus tard à 23 h 59. Nous remercions toutes les postulantes et tous les postulants de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les candidates et les candidats retenus en vue d’une entrevue. Les personnes qualifiées sont invitées à présenter leur candidature en soumettant un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement à jour (le tout fourni dans un seul document), tout en mentionnant le nom et le numéro de la référence. Visitez la page consacrée aux carrières de notre site Web pour poser votre candidature, à l’adresse : https://www.ontarionorthland.ca/fr/careers
Chez Ontario Northland, nous sommes résolus à garantir l’équité en matière d’emploi. Nous apprécions les compétences et les expériences uniques que chaque personne apporte à Ontario Northland et nous invitons toutes les personnes intéressées à poser leur candidature en vue d’un emploi, y compris les Autochtones, les personnes racialisées, les femmes, les personnes handicapées et les personnes qui indiquent faire partie de la communauté 2SLGBTQIA+.
Ontario Northland prendra des mesures d’adaptation afin de garantir un emploi sans obstacle, conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Vous pouvez demander des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus d’embauche. Si vous avez besoin de telles mesures, veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines.
Job postings are also available in English. Visit our careers website or call 1-800-363-7512, ext. 494 for more information.
SUPERVISEUR IMMÉDIAT: Directeur/directrice du marketing et des communications
DIVISION : Marketing et communications
LIEU : North Bay
RÉFÉRENCE: 800-88-26
SALAIRE : De 74 932 $ à 88 140 $
QUI NOUS SOMMES :
La Commission de transport Ontario Northland (CTON) est un organisme de la province de l’Ontario qui offre des services de transport efficaces et essentiels. La CTON est une organisation moderne, tournée vers l’avenir, dont l’objectif est de fournir des services de transport sûrs et fiables. La CTON a une histoire riche de plus de 120 ans et entretient des liens étroits avec les collectivités qu’elle dessert. Comptant plus de 1 000 professionnels qualifiés, les membres de son personnel travaillent de concert pour améliorer les services de transport et veiller à ce qu’ils soient durables pour les générations futures. La CTON offre une culture d’entreprise dynamique, un salaire concurrentiel, un excellent ensemble d’avantages sociaux, un régime de retraite à prestations définies, des vacances payées, des jours de congé personnel payés et des réductions sur ses services d’autobus et de trains de passagers.
DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉ:
L’administrateur ou l’administratrice de division doit fournir un soutien administratif et confidentiel de haut niveau au directeur ou à la directrice du marketing et des communications et aux directeurs et gestionnaires relevant de ce dernier ou cette dernière. Le ou la titulaire doit gérer des renseignements opérationnels confidentiels et exclusifs, donner des séances d’information, produire des rapports d’étape et coordonner les réunions, les communications et les déplacements. Le ou la titulaire doit faire preuve de discrétion, d’initiative et d’une compréhension approfondie des priorités organisationnelles pour appuyer la prise de décisions et faire progresser les initiatives et les objectifs organisationnels.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS:
• Fournir un soutien administratif quotidien au directeur ou à la directrice du marketing et des communications, y compris en ce qui touche la gestion des calendriers, la correspondance et la préparation des documents.
• Organiser et coordonner les activités de sensibilisation à l’intention des cadres supérieurs, les relations externes et les questions confidentielles au nom du directeur ou de la directrice du marketing et des communications.
• Agir à titre de premier point de contact pour les services internes, la haute direction et les intervenants externes, ce qui suppose de faire preuve de discrétion et de professionnalisme.
• Agir à titre de contrôleur ou de contrôleuse pour ce qui est des communications reçues (appels, courriels, courrier), et, à cet égard, classer les demandes de renseignements par ordre de priorité et les acheminer de manière appropriée.
• Assurer la prestation et la coordination d’un soutien logistique pour les réunions internes et interfonctionnelles, ce qui suppose notamment de voir à la planification, à la préparation des salles de réunions et à l’installation du matériel pour le volet virtuel, à la préparation des documents et à la rédaction des procès verbaux.
• Assurer la liaison avec les administrateurs et les personnes ressources externes pour organiser des réunions et des événements, ce qui nécessite de faire preuve de tact, de diplomatie et de confidentialité.
• Surveiller les calendriers des cadres supérieurs pour éviter les conflits d’horaire et modifier la tenue des réunions en fonction des priorités urgentes.
• Assurer la gestion des dispositions nécessaires en vue des déplacements du directeur ou de la directrice du marketing et des communications et des membres de l’équipe de direction de la division, y compris en ce qui concerne le transport, les réservations d’hôtel et la planification de l’itinéraire.
• Assurer le rapprochement des dépenses et l’établissement de rapports pour le directeur ou la directrice du marketing et des communications.
• Aider au suivi des projets, à l’établissement de rapports sur les billets et à la tenue à jour d’un système partagé pour les tâches et les échéances de la division.
• Tenir à jour des dossiers organisés et des systèmes de classement conformes aux politiques et à la législation en matière de conservation des documents.
• Rédiger, relire et réviser des rapports, des présentations et des notes d’information destinés à des publics internes et externes.
• Collaborer avec les directeurs et les gestionnaires au sujet d’initiatives menées à l’échelle de multiples divisions, recueillir et consolider les données pour les rapports et les projets.
• Travailler avec les fournisseurs et les organismes pour clarifier les rôles, partager des renseignements et gérer les calendriers des projets.
• Relever les inefficacités dans les processus organisationnels et recommander des améliorations pour accroître le rendement.
EXIGENCES:
• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires, en relations publiques ou dans un domaine connexe.
• Un diplôme universitaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe est souhaitable.
• De 3 à 5 ans d’expérience dans l’administration de bureau et le soutien aux cadres supérieurs, la coordination de projets et le soutien organisationnel.
• Maîtrise de Microsoft 365 (niveau intermédiaire à avancé), y compris les feuilles de calcul, le traitement de texte, les présentations, les outils de gestion de projet et les systèmes de base de données.
• Être à l’aise avec l’adoption et l’utilisation de nouvelles technologies Web et mobiles.
• Très grand sens de l’organisation, forte capacité en matière de motivation personnelle et compétences en matière de gestion du temps, de planification stratégique et de hiérarchisation des tâches sous pression.
• Acuité politique, tact, diplomatie et discernement avérés en ce qui concerne la gestion de situations délicates ou conflictuelles avec des intervenants internes et externes.
• Capacité avérée à élaborer et à mettre en œuvre des objectifs en les transposant en des plans et des éléments livrables.
• Bonnes aptitudes pour travailler efficacement en équipe avec un haut degré de confidentialité et de discrétion.
• Compétences en matière de résolution de conflits et capacité de gérer des priorités concurrentes et de maintenir le professionnalisme dans des environnements à forts enjeux.
• Permis de conduire valide (requis pour le soutien aux événements et les déplacements).
• Capacité à se déplacer (jusqu’à 25 % du temps).
• Capacité d’être disponible pour travailler sur demande, en cas de besoin.
• Doit s’engager à respecter les normes et les attentes de la Commission en matière de santé et de sécurité au travail.
VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS : La candidate retenue ou le candidat retenu fera l’objet des vérifications suivantes : vérification du casier judiciaire; vérification des références d’emploi; vérification des études.
DATE DE CLÔTURE : le 2 juillet, au plus tard à 23 h 59. Nous remercions toutes les postulantes et tous les postulants de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les candidates et les candidats retenus en vue d’une entrevue. Les personnes qualifiées sont invitées à présenter leur candidature en soumettant un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement à jour (le tout fourni dans un seul document), tout en mentionnant le nom et le numéro de la référence. Visitez la page consacrée aux carrières de notre site Web pour poser votre candidature, à l’adresse : https://www.ontarionorthland.ca/fr/careers
Chez Ontario Northland, nous sommes résolus à garantir l’équité en matière d’emploi. Nous apprécions les compétences et les expériences uniques que chaque personne apporte à Ontario Northland et nous invitons toutes les personnes intéressées à poser leur candidature en vue d’un emploi, y compris les Autochtones, les personnes racialisées, les femmes, les personnes handicapées et les personnes qui indiquent faire partie de la communauté 2SLGBTQIA+.
Ontario Northland prendra des mesures d’adaptation afin de garantir un emploi sans obstacle, conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Vous pouvez demander des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus d’embauche. Si vous avez besoin de telles mesures, veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines.
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