Adjoint/adjointe, programme
North Bay, ON, Canada
Full Time
Experienced
POSTE : Adjoint/adjointe, programme
SUPERVISEUR IMMÉDIAT : Directeur général/directrice générale de l’administration
DIVISION : Services généraux
LIEU : North Bay
RÉFÉRENCE : 800-179-25
SALAIRE : De 73 112 $ à 86 008 $
QUI NOUS SOMMES :
La Commission de transport Ontario Northland (CTON) est un organisme de la province de l’Ontario qui offre des services de transport efficaces et essentiels. La CTON est une organisation moderne, tournée vers l’avenir, dont l’objectif est de fournir des services de transport sûrs et fiables. La CTON a une histoire riche de plus de 120 ans et entretient des liens étroits avec les collectivités qu’elle dessert. Comptant plus de 900 professionnels qualifiés, les membres de son personnel travaillent de concert pour améliorer les services de transport et veiller à ce qu’ils soient durables pour les générations futures. La CTON offre une culture d’entreprise dynamique, un salaire concurrentiel, un excellent ensemble d’avantages sociaux, un régime de retraite à prestations définies, des vacances payées, des jours de congé personnel payés et des réductions sur ses services d’autobus et de trains de passagers.
DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉ :
L’adjoint ou l’adjointe, programme, devra fournir un soutien administratif et confidentiel de haut niveau, principalement au directeur général ou à la directrice générale de l’administration, ainsi qu’un soutien secondaire en matière de coordination aux directeurs et directrices qui relèvent du directeur général ou de la directrice générale. Le ou la titulaire de ce poste doit notamment gérer des renseignements opérationnels confidentiels, coordonner des réunions et des calendriers, soutenir la bonne communication à l’échelle de la division et prendre les dispositions nécessaires en vue des déplacements. L’adjoint ou l’adjointe, programme, devra faire preuve de discrétion, d’un esprit d’initiative et d’une grande compréhension des objectifs et des priorités de l’organisation, tout en veillant à une collaboration sans heurt et à l’efficacité des opérations administratives.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
• Fournir un soutien administratif complet au directeur général ou à la directrice générale de l’administration, y compris en ce qui touche la gestion des calendriers, la planification des réunions et le traitement des pièces de correspondance, et ce, en faisant preuve d’un haut degré de confidentialité et de professionnalisme.
• Agir à titre de principale personne-ressource auprès des cadres supérieurs, des directeurs et des directrices ainsi que des personnes-ressources à l’externe, et donner une première réponse aux demandes formulées.
• Coordonner les réunions avec les membres du personnel et les intervenants externes au nom du directeur général ou de la directrice générale de l’administration et préparer des pièces de correspondance, des rapports et des présentations, selon les besoins.
• Contribuer à la coordination des réunions interfonctionnelles.
• Fournir un soutien logistique en vue des réunions récurrentes des membres de la direction, ce qui suppose, notamment, de préparer les salles de réunion et de voir à l’installation du matériel pour le volet virtuel, en plus de rassembler et de distribuer des documents.
• Surveiller les calendriers de la division afin d’anticiper tout conflit quant aux échéances à venir et/ou aux activités prévues, puis de s’en occuper de manière proactive.
• Assurer la liaison lorsqu’il faut reporter des réunions ou apporter des rajustements quant à celles-ci afin de répondre aux demandes urgentes pour le compte d’intervenants internes ou externes.
• S’occuper de la gestion et du rapprochement des dépenses pour le compte du directeur général ou de la directrice générale de l’administration.
• Coordonner les déplacements, y compris en ce qui concerne le transport, les réservations d’hôtel et la planification de l’itinéraire.
• Préparer les itinéraires et voir à la coordination avec les autres intervenants pour harmoniser les calendriers des déplacements et des réunions.
• Soutenir la coordination des déplacements pour les membres de l’équipe de direction de la division lorsque des activités de représentation dans le cadre d’engagements à l’externe ou hors du lieu de travail sont prévues à l’horaire.
• Fournir un soutien administratif au quotidien.
• Prendre part à la surveillance des projets et fournir au directeur général ou à la directrice générale de l’administration des comptes rendus sur les échéances, les produits livrables et les tâches en suspens.
• Tenir et organiser les dossiers, en veillant à respecter les politiques de conservation de l’organisation.
• Agir à titre de contrôleur ou de contrôleuse pour ce qui est des communications reçues et, à cet égard, classer les demandes de renseignements par ordre de priorité et les acheminer aux membres concernés de l’équipe.
• Tenir à jour tous les systèmes de classement pour le compte du directeur général ou de la directrice générale de l’administration de même que de son équipe, y compris en ce qui touche les dossiers actifs, clos et archivés, le tout conformément à aux dispositions législatives applicables.
• Offrir un soutien pour ce qui est des activités liées à l’organisation réalisées par les divers services.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, au besoin.
• Assurer la réception et l’organisation des communications destinées au directeur général ou à la directrice générale de l’administration, y compris les appels téléphoniques, le courrier et les courriels.
• Agir à titre de personne-ressource auprès de l’équipe des directeurs et des directrices, faciliter la communication et soutenir toutes les initiatives menées à l’échelle de multiples divisions, y compris lorsqu’il faut rassembler et consolider l’information pertinente provenant des directeurs et des directrices ou tirée des rapports ou des projets.
• Maintenir en place un système de suivi commun pour les projets et les tâches de la division, et ce, afin de permettre la visibilité et la responsabilité.
EXIGENCES :
• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires ou en administration de bureau.
• Une expérience administrative de 3 à 5 ans auprès de cadres supérieurs ou une expérience équivalente au sein d’une organisation du secteur public est considérée comme un atout.
• Connaissance des organisations du secteur public et capacité de travailler dans un environnement délicat du point de vue politique.
• Capacité à maintenir des pratiques confidentielles en ce qui concerne les renseignements opérationnels.
• Capacité à collaborer avec de multiples intervenants, y compris le public, les partenaires du secteur public et les communautés des Premières Nations.
• Capacité à faire preuve de discernement dans des situations de conflit avec des intervenants internes et externes.
• Bonne compréhension des nouvelles technologies Web et mobiles.
• Compétences supérieures à la moyenne en informatique, ce qui englobe la connaissance de Microsoft 365 (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Teams).
• Bonnes compétences interpersonnelles et en matière de communication.
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d’établissement de priorités et d’élaboration de stratégies.
• Capacité à collaborer efficacement dans un environnement d’équipe.
VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS : La candidate retenue ou le candidat retenu fera l’objet des vérifications suivantes : vérification du casier judiciaire; vérification des références d’emploi; vérification des études.
DATE DE CLÔTURE : le 22 janvier, au plus tard à 23 h 59. Nous remercions toutes les postulantes et tous les postulants de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les candidates et les candidats retenus en vue d’une entrevue. Les personnes qualifiées sont invitées à présenter leur candidature en soumettant un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement à jour (le tout fourni dans un seul document), tout en mentionnant le nom et le numéro de la référence. Visitez la page consacrée aux carrières de notre site Web pour poser votre candidature, à l’adresse : https://www.ontarionorthland.ca/fr/careers
Chez Ontario Northland, nous sommes résolus à garantir l’équité en matière d’emploi. Nous apprécions les compétences et les expériences uniques que chaque personne apporte à Ontario Northland et nous invitons toutes les personnes intéressées à poser leur candidature en vue d’un emploi, y compris les Autochtones, les personnes racialisées, les femmes, les personnes handicapées et les personnes qui indiquent faire partie de la communauté 2SLGBTQIA+.
Ontario Northland prendra des mesures d’adaptation afin de garantir un emploi sans obstacle, conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Vous pouvez demander des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus d’embauche. Si vous avez besoin de telles mesures, veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines.
Job postings are also available in English. Visit our careers website or call 1-800-363-7512, ext. 494 for more information.
SUPERVISEUR IMMÉDIAT : Directeur général/directrice générale de l’administration
DIVISION : Services généraux
LIEU : North Bay
RÉFÉRENCE : 800-179-25
SALAIRE : De 73 112 $ à 86 008 $
QUI NOUS SOMMES :
La Commission de transport Ontario Northland (CTON) est un organisme de la province de l’Ontario qui offre des services de transport efficaces et essentiels. La CTON est une organisation moderne, tournée vers l’avenir, dont l’objectif est de fournir des services de transport sûrs et fiables. La CTON a une histoire riche de plus de 120 ans et entretient des liens étroits avec les collectivités qu’elle dessert. Comptant plus de 900 professionnels qualifiés, les membres de son personnel travaillent de concert pour améliorer les services de transport et veiller à ce qu’ils soient durables pour les générations futures. La CTON offre une culture d’entreprise dynamique, un salaire concurrentiel, un excellent ensemble d’avantages sociaux, un régime de retraite à prestations définies, des vacances payées, des jours de congé personnel payés et des réductions sur ses services d’autobus et de trains de passagers.
DÉCLARATION DE RESPONSABILITÉ :
L’adjoint ou l’adjointe, programme, devra fournir un soutien administratif et confidentiel de haut niveau, principalement au directeur général ou à la directrice générale de l’administration, ainsi qu’un soutien secondaire en matière de coordination aux directeurs et directrices qui relèvent du directeur général ou de la directrice générale. Le ou la titulaire de ce poste doit notamment gérer des renseignements opérationnels confidentiels, coordonner des réunions et des calendriers, soutenir la bonne communication à l’échelle de la division et prendre les dispositions nécessaires en vue des déplacements. L’adjoint ou l’adjointe, programme, devra faire preuve de discrétion, d’un esprit d’initiative et d’une grande compréhension des objectifs et des priorités de l’organisation, tout en veillant à une collaboration sans heurt et à l’efficacité des opérations administratives.
PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :
• Fournir un soutien administratif complet au directeur général ou à la directrice générale de l’administration, y compris en ce qui touche la gestion des calendriers, la planification des réunions et le traitement des pièces de correspondance, et ce, en faisant preuve d’un haut degré de confidentialité et de professionnalisme.
• Agir à titre de principale personne-ressource auprès des cadres supérieurs, des directeurs et des directrices ainsi que des personnes-ressources à l’externe, et donner une première réponse aux demandes formulées.
• Coordonner les réunions avec les membres du personnel et les intervenants externes au nom du directeur général ou de la directrice générale de l’administration et préparer des pièces de correspondance, des rapports et des présentations, selon les besoins.
• Contribuer à la coordination des réunions interfonctionnelles.
• Fournir un soutien logistique en vue des réunions récurrentes des membres de la direction, ce qui suppose, notamment, de préparer les salles de réunion et de voir à l’installation du matériel pour le volet virtuel, en plus de rassembler et de distribuer des documents.
• Surveiller les calendriers de la division afin d’anticiper tout conflit quant aux échéances à venir et/ou aux activités prévues, puis de s’en occuper de manière proactive.
• Assurer la liaison lorsqu’il faut reporter des réunions ou apporter des rajustements quant à celles-ci afin de répondre aux demandes urgentes pour le compte d’intervenants internes ou externes.
• S’occuper de la gestion et du rapprochement des dépenses pour le compte du directeur général ou de la directrice générale de l’administration.
• Coordonner les déplacements, y compris en ce qui concerne le transport, les réservations d’hôtel et la planification de l’itinéraire.
• Préparer les itinéraires et voir à la coordination avec les autres intervenants pour harmoniser les calendriers des déplacements et des réunions.
• Soutenir la coordination des déplacements pour les membres de l’équipe de direction de la division lorsque des activités de représentation dans le cadre d’engagements à l’externe ou hors du lieu de travail sont prévues à l’horaire.
• Fournir un soutien administratif au quotidien.
• Prendre part à la surveillance des projets et fournir au directeur général ou à la directrice générale de l’administration des comptes rendus sur les échéances, les produits livrables et les tâches en suspens.
• Tenir et organiser les dossiers, en veillant à respecter les politiques de conservation de l’organisation.
• Agir à titre de contrôleur ou de contrôleuse pour ce qui est des communications reçues et, à cet égard, classer les demandes de renseignements par ordre de priorité et les acheminer aux membres concernés de l’équipe.
• Tenir à jour tous les systèmes de classement pour le compte du directeur général ou de la directrice générale de l’administration de même que de son équipe, y compris en ce qui touche les dossiers actifs, clos et archivés, le tout conformément à aux dispositions législatives applicables.
• Offrir un soutien pour ce qui est des activités liées à l’organisation réalisées par les divers services.
• Rédiger les procès-verbaux des réunions, au besoin.
• Assurer la réception et l’organisation des communications destinées au directeur général ou à la directrice générale de l’administration, y compris les appels téléphoniques, le courrier et les courriels.
• Agir à titre de personne-ressource auprès de l’équipe des directeurs et des directrices, faciliter la communication et soutenir toutes les initiatives menées à l’échelle de multiples divisions, y compris lorsqu’il faut rassembler et consolider l’information pertinente provenant des directeurs et des directrices ou tirée des rapports ou des projets.
• Maintenir en place un système de suivi commun pour les projets et les tâches de la division, et ce, afin de permettre la visibilité et la responsabilité.
EXIGENCES :
• Diplôme d’études collégiales en administration des affaires ou en administration de bureau.
• Une expérience administrative de 3 à 5 ans auprès de cadres supérieurs ou une expérience équivalente au sein d’une organisation du secteur public est considérée comme un atout.
• Connaissance des organisations du secteur public et capacité de travailler dans un environnement délicat du point de vue politique.
• Capacité à maintenir des pratiques confidentielles en ce qui concerne les renseignements opérationnels.
• Capacité à collaborer avec de multiples intervenants, y compris le public, les partenaires du secteur public et les communautés des Premières Nations.
• Capacité à faire preuve de discernement dans des situations de conflit avec des intervenants internes et externes.
• Bonne compréhension des nouvelles technologies Web et mobiles.
• Compétences supérieures à la moyenne en informatique, ce qui englobe la connaissance de Microsoft 365 (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, Teams).
• Bonnes compétences interpersonnelles et en matière de communication.
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps, d’établissement de priorités et d’élaboration de stratégies.
• Capacité à collaborer efficacement dans un environnement d’équipe.
VÉRIFICATION DES ANTÉCÉDENTS : La candidate retenue ou le candidat retenu fera l’objet des vérifications suivantes : vérification du casier judiciaire; vérification des références d’emploi; vérification des études.
DATE DE CLÔTURE : le 22 janvier, au plus tard à 23 h 59. Nous remercions toutes les postulantes et tous les postulants de leur intérêt. Toutefois, nous communiquerons seulement avec les candidates et les candidats retenus en vue d’une entrevue. Les personnes qualifiées sont invitées à présenter leur candidature en soumettant un curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement à jour (le tout fourni dans un seul document), tout en mentionnant le nom et le numéro de la référence. Visitez la page consacrée aux carrières de notre site Web pour poser votre candidature, à l’adresse : https://www.ontarionorthland.ca/fr/careers
Chez Ontario Northland, nous sommes résolus à garantir l’équité en matière d’emploi. Nous apprécions les compétences et les expériences uniques que chaque personne apporte à Ontario Northland et nous invitons toutes les personnes intéressées à poser leur candidature en vue d’un emploi, y compris les Autochtones, les personnes racialisées, les femmes, les personnes handicapées et les personnes qui indiquent faire partie de la communauté 2SLGBTQIA+.
Ontario Northland prendra des mesures d’adaptation afin de garantir un emploi sans obstacle, conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne et à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario. Vous pouvez demander des mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus d’embauche. Si vous avez besoin de telles mesures, veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines.
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